Heel veel acties en handelingen verricht je zonder erbij na te denken, sterker nog, als je zou moeten vertellen hoe je dat doet weet je het niet, als je de handeling bewust moet uitvoeren wordt dit opeens heel moeilijk. Probeer maar eens te vertellen, in de goede volgorde, hóe je loopt, en doe dat vervolgens: het voelt raar en ziet er raar uit, helemaal niet als lopen. Als gevraagd wordt wat de locatie is van een lichtschakelaar (hoogte) is de kans groot dat je het antwoord schuldig moet blijven, tóch gaat je hand in bekende ruimtes automatisch naar de goede plek. En wie is nooit, na een verhuizing, gedachteloos de oude weg ingereden?
Het is maar goed dat we over veel gedrag niet meer hoeven na te denken, dat geeft ruimte voor nieuwe informatie, nieuwe handelingen, nieuwe gedachten.
Echter, niet met elk gewoontegedrag zijn we even blij; soms is dit gedrag schadelijk voor ons zelf of de omgeving (denk aan roken); op het werk wordt een nieuw (computer-) systeem in gebruik genomen of wordt iets heel anders georganiseerd. Wat je vroeger leerde blijkt nu ineens heel anders te moeten of er worden stappen toegevoegd aan een proces dat eerst “zo simpel” was. Dan blijkt hoe moeilijk het vaak is om verankerde handelingen te veranderen. Je wilt wel anders maar het lukt niet – je gewoontes zijn vastgeroest.
Hoe te veranderen? Hoe de slechte of niet meer passende gewoontes om te buigen naar wél gewenste gewoontes?
Helaas, het tovermiddel daarvoor is nog niet uitgevonden. Zie de planken vol met zelfhulpboeken over afvallen, meer bewegen, stoppen met roken. Ze beloven gouden bergen, de praktijk blijkt weerbarstig.
Eén ding is in elk geval heel belangrijk: herhaling. Zonder herhaling zal gedrag nooit gewoon worden. Hoe zorg je ervoor dat die herhaling tot stand komt?
Hier kan een checklist zeer behulpzaam zijn: variërend van een briefje op de voordeur (“sleutel in je zak?”) tot een lijstje met 10 punten tot zeer uitgebreide protocollen. Met een checklist zorg je ervoor dat alle benodigde stappen in de goede volgorde worden uitgevoerd, inclusief de nieuwe toevoegingen, en dat iedereen dit op dezelfde manier/ in dezelfde volgorde doet. Heel handig bij het aanleren van nieuwe werkprocessen of uitbreidingen van bestaande processen, of als je er zeker van wilt zijn dat iets op een bepaalde manier uitgevoerd wordt. Een checklist verkleint de kans op fouten én zorgt ervoor dat sneller gezien wordt waar iets mis is gegaan. Nieuwe collega’s of invalkrachten weten met een checklist wat ze moeten doen en kunnen meteen aan de slag.
Een checklist maakt dat je over bepaalde zaken niet meer hoeft na te denken, en dat levert tijd en kwaliteit op.
Belangrijk: zorg er wél voor dat je checklists hun toegevoegde waarde blijven houden. Er zijn veel situaties waarin het van belang is dat iemand nadenkt in plaats van gedachteloos handelt. Controleer zo af en toe ook eens al je checklists op nut en gebruik, en pas aan waar nodig of gewenst. Zo zou het moeten zijn: een checklist voor de standaard, zelf nadenken voor de bijzondere situaties en uitzonderingen. Niet het een of het ander, maar het een én het ander. Niks vastgeroest maar wel: bijzonder en bijzonder goed werken.
